Ob es sich nun um einen sportlichen Wettbewerb handelt, um einen Wettbewerb, den ein Unternehmen unter seinen Kunden auslobt oder einen Wettbewerb für Gründer beispielsweise – die richtige Planung ist entscheidend. Hier kennt sich die Eventagentur Berlin seit Jahr und Tag besonders gut aus, hat sie sich doch auf das Ausrichten von Events jeglicher Art spezialisiert. Sie kann einem Unternehmen oder einer Institution, die einen Wettbewerb ausloben, hilfreich zur Seite stehen, damit diesem auch ausreichend Aufmerksamkeit gezollt wird. Dafür werden verschiedene Schritte der Planung nacheinander abgearbeitet, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Foto: © Dieter Schütz / pixelio.de
Schritt 1: Das Vorgespräch
Im ersten Schritt geht es um die Kontaktaufnahme zwischen dem Wettbewerbsinitiator und der Eventagentur Berlin. Zunächst einmal wird ein intensives Vorgespräch stattfinden. Will beispielsweise ein Unternehmen einen Wettbewerb im Fußball veranstalten, dabei noch zusätzlich Gelder für einen guten Zweck sammeln, dann bedarf es hierfür ein paar grundlegender Planungen, die im Vorgespräch besprochen werden.
Hierbei sollte der Tag des Wettbewerbs festgelegt werden, der nicht zu nahe in der Zukunft liegen sollte, um noch ausreichend Zeit zur Planung zu haben. Ein Veranstaltungsort wird meist nach den genauen Vorstellungen des Initiators durch die Eventagentur Berlin ermittelt. Sie hat Kontakte zu vielen Eigentümern von Sportplätzen, Hallen, Arenen und Co. und kann hier einen günstigen Preis aushandeln. Weiterhin sollten Fragen rund um das Rahmenprogramm, wie musikalische Unterhaltung, Aufbau von Ständen zum Verkauf bestimmter Produkte und Co. geklärt werden.
Schritt 2: Die Location
Im zweiten Schritt wird sich die Agentur daran machen, die passende Location für das geplante Event zu entdecken. Bei unserem Beispiel des Fußballspiels wird es sicherlich ein Bolzplatz oder Sportplatz sein, der in Frage kommt. Die Tribüne muss ausreichend Platz für möglichst viele Zuschauer bieten, außerdem sollten auch die beabsichtigten Stände noch Platz finden. Hinzu kommt, dass die Location preislich im Budget liegen sollte.
Schritt 3: Catering und Stände
Im nächsten Schritt muss für das leibliche Wohl der Besucher gesorgt werden. Hier ist es Aufgabe der Eventagentur Berlin, einen Catering Service ausfindig zu machen und mit ihm die Bestandteile des Menus oder Buffets abzuklären.
Auch die Stände, die aufgebaut werden sollen, werden jetzt näher betrachtet. Es sollten Sponsoren gefunden werden oder aber interessierte Unternehmen, die ihre Waren feilbieten wollen. Ein ausgefeilter Plan für die Aufstellung der einzelnen Stände ist hierbei zwingend erforderlich.
Schritt 4: Bekanntmachung des Wettbewerbs
Sind die grundlegenden Vorbereitungen für den Wettbewerb getroffen, geht es daran, diesen bekannt zu machen. Hierbei gilt, dass die Eventagentur Anzeigen in Zeitungen schalten, Plakate kleben und Flyer verteilen wird. Auch die Einrichtung einer eigenen Internetseite für das Event ist denkbar, hierbei kommt es immer auf die Größe des Wettbewerbs, sowie das vorgegebene Budget an.
Mit Hilfe von Pressemeldungen kann der Wettbewerb auch via Zeitung, Funk oder Fernsehen bekannt gemacht werden. Die erfahrene Eventagentur wird hierfür sicher einen guten Mix im Marketing-Bereich finden.
Schritt 5: Nachbereitung des Events
Im letzten, abschließenden Schritt geht es darum, auch nach dem Event noch einmal darüber zu berichten. Zahlreiche Pressemeldungen, redaktionelle Artikel und Co. müssen verfasst werden. Schließlich ist es das Ziel unseres Beispiel-Unternehmens, durch den Wettbewerb bekannter zu werden. Eine seriöse Agentur wird hier sicherlich auch die Nachbereitung des Events vornehmen.